Szukasz ochron indywidualnych? Może odpowiednich szkoleń? Zobacz co proponujemy w Katalogu BHP!

Toggle Bar

Zarządzanie bezpieczeństwem pracy podwykonawców

Typography

W obecnych czasach większość firm produkcyjnych korzysta w większym lub mniejszym stopniu z usług podwykonawców. Niezależnie od stopnia skomplikowania oraz czasu trwania prac wykonywanych przez podwykonawców, mamy wtedy do czynienia z sytuacją, gdy pracownicy innej organizacji, o odmiennych standardach pracy, kulturze organizacyjnej, kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu, wykonują prace na rzecz firmy zlecającej, na jej terenie, często w obszarach, gdzie znajdują się pracownicy firmy zlecającej.

Paweł Rolewski

Stanowi to wyzwanie z punktu widzenia zapewnienia bezpieczeństwa na terenie firmy zlecającej.

Dla zapewnienia bezpieczeństwa kluczowe jest, aby pracownicy obu organizacji rozumieli ryzyka związane ze specyfiką prac wykonywanych – zarówno przez pracowników firmy zlecającej usługę, jak i podwykonawców oraz ryzyka związane z obiektami, maszynami czy też procesami firmy zlecającej.
Służy temu proces Zarządzania Bezpieczeństwem Podwykonawców, wprowadzający określone procedury do zastosowania podczas kontraktowania i nadzoru wykonywanych prac.
W niniejszym artykule, chciałbym przybliżyć model zarządzania bezpieczeństwem podwykonawców, wykorzystywaną w zakładach produkcyjnych DuPont, zwany „Modelem 6-ciu kroków”.

diagram

Z praktycznego punktu widzenia, proces zarządzania bezpieczeństwem podwykonawców sprowadza się do wyselekcjonowania puli kompetentnych usługodawców, wyłonienia kontrahenta, odpowiedniego zakontraktowania usług i stworzenia środowiska, w którym kontraktor staje się wartościowym partnerem, realizując usługę dodającą wartość do operacji firmy, przy zachowaniu standardów bezpieczeństwa zleceniodawcy.
Podstawą takiego procesu jest określenie fundamentalnych zasad współpracy z podwykonawcą, obejmujących planowanie działań, efektywną komunikację oraz wdrożenie i stosowanie polityki i procedur, zapewniających wspólne elementy kontroli i nadzoru.
Szczególne znaczenie ma tu zastosowanie się obu stron do polityki, procedur i praktyk firmy zlecającej usługę, co umożliwia kontrolę, zmniejszenie, a nawet eliminację ryzyka związanego z aktywnością podejmowaną przez podwykonawcę na terenie firmy zlecającej, a w przypadku niestosowania wyżej wymienionych zasad i standardów, mogłoby doprowadzić do urazów, chorób, incydentów środowiskowych, szkód i strat biznesowych.

Model 6-ciu kroków obejmuje:
1.    wybór podwykonawcy,
2.    przygotowanie kontraktu,
3.    przyznanie kontraktu,
4.    wprowadzenie i szkolenie podwykonawcy,
5.    zarządzanie pracą podwykonawcy,
6.    ocenę podwykonawcy po realizacji kontraktu.

Wybór podwykonawcy

Podwykonawcy (w przypadku dopuszczenia sytuacji, w których podwykonawcy mogą przy realizacji usługi korzystać ze współpracy z firmami trzecimi, również firmy trzecie, wyspecyfikowane przez podwykonawcę) powinny zostać poddane starannemu procesowi kwalifikacyjnemu, którego wyniki decydują o możliwości ubiegania się o współpracę z firmą zlecająca usługę.
Na tym etapie podwykonawcy ubiegający się o współpracę są zobowiązani do przedstawienia informacji dotyczącej kompetencji do wykonywania określonych usług, ale również informacji dodatkowych, dotyczących m.in.: systemu szkoleń (w tym szkoleń z zakresu bezpieczeństwa), statystyk wypadkowości i chorób zawodowych, systemu zarządzania/programów w zakresie bezpieczeństwem pracy i środowiska oraz rekomendacji i oceny współpracy z firmą zlecającą, jeśli taka współpraca miała miejsce w przeszłości.

Przygotowanie kontraktu

Wymogi kontraktowe powinny zostać przygotowane w taki sposób, aby określały zasady i obowiązki podwykonawcy w zakresie bezpiecznego wykonywania zlecanych prac.
Na etapie przygotowania wymogów kontraktowych, istotne jest zaangażowanie i wkład różnych funkcji i części organizacji, właściwych dla charakteru i zakresu kontraktowanych usług, np. działu zakupów, działu prawnego, działu bezpieczeństwa, obszarów produkcji, technologów itp.
Ich zadaniem jest określenie specyficznych wymagań stawianych wobec podwykonawcy, obejmujących wymogi w zakresie planowania i bezpiecznego wykonywania usługi.

Wymogi kontraktowe powinny zostać przygotowane w taki sposób, aby określały zasady i obowiązki podwykonawcy w zakresie bezpiecznego wykonywania zlecanych prac.

Oprócz wymogów, powinny zostać jasno zdefiniowane sposoby nadzoru, inspekcji, oceny i wdrażania działań korekcyjnych przez podwykonawcę oraz możliwe kary i warunki ich nałożenia na podwykonawcę w związku z niestosowaniem się do wymogów i/lub zaleceń wdrożenia działań korekcyjnych stawianych przez firmę zlecającą.

Przyznanie kontraktu

Firmy zakwalifikowane do ubiegania się o możliwość świadczenia usługi otrzymują wymogi kontraktowe i mają możliwość zwrócenia się o dodatkowe wyjaśnienia, a następnie składają swoje oferty.
Zespół pracowników firmy zlecającej usługę, dobrany pod względem kompetencji i rodzaju kontraktowanej usługi, ocenia złożone oferty i wyłania firmę podwykonawczą, która jest zapraszana na spotkanie poświęcone doprecyzowaniu wymogów kontraktowych, budzących ewentualne wątpliwości podwykonawcy oraz podpisaniu kontraktu.
Spotkanie odbywa się w gronie przedstawicieli firmy zlecającej i podwykonawcy, odpowiedzialnych za specyfikację, nadzór i wykonanie prac, włączając w to obszar bezpieczeństwa.   

Wprowadzenie i przeszkolenie podwykonawcy

Przed wejściem na teren firmy zlecającej i podjęciem prac, pracownicy podwykonawcy przechodzą szkolenie z zakresu bezpieczeństwa w firmie, obejmujące ogólne zasady bezpieczeństwa, procedury ewakuacji i standardy bezpiecznej pracy.
Następnie personel podwykonawcy jest szkolony w zakresie specyficznych wymogów bezpieczeństwa i standardów związanych z miejscem wykonywania usługi.
Takie szkolenie obejmuje wszystkie niezbędne działania do podjęcia przez określonych pracowników firmy zlecającej i pracowników podwykonawców dla zapewnienia bezpieczeństwa, informacje na temat procesów oraz zachowania w przypadku nagłych wypadków/ewakuacji.
W przypadku dłuższego okresu przebywania na terenie firmy zlecającej, pracownicy podwykonawcy są obejmowani dodatkowymi szkoleniami z zakresu bezpieczeństwa, jakimi poddawani są pracownicy firmy zlecającej.

Zarządzanie pracą podwykonawców

Po odpowiednim przygotowaniu, pracownicy podwykonawcy przystępują do realizacji usługi, co wymaga od firmy zlecającej odpowiedniej koordynacji i nadzoru nad wykonywanymi pracami.
Ten etap wymaga bezwzględnego egzekwowania przez firmę zlecającą procedur w zakresie zezwoleń/ poleceń pracy, postępowania w przypadku incydentów i urazów, kontroli i nadzoru nad wykonywanymi pracami z punktu widzenia wymogów i standardów bezpieczeństwa oraz koordynacji działań z obszarami operacji, w których prowadzone są prace.
Podczas tego etapu pracownicy podwykonawcy są oceniani pod względem utrzymania harmonogramu i jakości wykonywanych usług oraz stosowania się do wymogów w zakresie bezpieczeństwa, a oceny z poszczególnych etapów wykonywania usługi są dokumentowane.
W przypadku stwierdzenia niewłaściwego wypełniania obowiązków kontraktowych, podwykonawca otrzymuje nakaz wdrożenia określonych działań naprawczych, których wdrożenie jest kontrolowane/oceniane i dokumentowane oraz podlega karze, zgodnie z warunkami kontaktu.

Ocenę podwykonawcy po realizacji kontraktu

Po realizacji usługi, praca podwykonawcy podlega formalnej ocenie. Ogólna ocena obejmuje zarówno wyniki i sposób wykonanej pracy, jak i podejście podwykonawcy do współpracy z firmą zlecającą usługę, ze szczególnym uwzględnieniem gotowości do ciągłego doskonalenia działań w zakresie bezpieczeństwa.

Oczywistym jest, że opisany model zarządzania bezpieczeństwem podwykonawców, tak jak inne obszary zarządzania firmą, będzie opierał się na efektywnej kulturze organizacyjnej, w tym kulturze bezpieczeństwa, kształtowanej przez zaangażowanie całej organizacji, ze szczególnym uwzględnieniem zaangażowania kierownictwa (tzw. odczuwalne przywództwo) i efektywnym systemie zarządzania.
W szczególności, sprawne zarządzanie bezpieczeństwem będzie wymagało precyzyjnego określenia ról i odpowiedzialności w organizacji firmy zlecającej usługę, dyscypliny i zaangażowania osób pełniących określone funkcje w firmie, podejścia wykonawcy do wypełniania obowiązków kontraktowych (w tym: odpowiednie przygotowanie pracowników, egzekwowanie pracy zgodnie z wymogami zleceniodawcy, bieżąca współpraca w zakresie bezpieczeństwa, np. wdrożenie działań korekcyjnych, informacje o dodatkowych zagrożeniach etc.) oraz od zaangażowania całej organizacji firmy zlecającej usługę we wsparcie działań podejmowanych przez określone funkcje i działy w zakresie realizacji procedur zarządzania bezpieczeństwem podwykonawców.

Paweł Rolewski

Dyrektor zarządzający Safety For Operation, do 2016 Senior Business Development Manager CE DuPont Sustainable Solutions, obecnie niezależny konsultant DuPont Sustainable Solutions.